|
В условиях жесточайшей конкуренции, кадровый вопрос является очень актуальным: руководители предпочитают нанимать сотрудников, которые не будут опаздывать на работу, не будут покидать рабочее место раньше времени и так далее. Учет рабочего времени является одним из ресурсов, который помогает руководителю не только оптимизировать затраты, связанные с заработной платой, но и оценить отношение сотрудника к своим обязанностям, к своей должности, которую он занимает, в частности и к компании в целом.
Так для чего необходима система учета рабочего времени? Такой вопрос может возникнуть только у того сотрудника, который е желает, чтобы его систематические опоздания, а так же отлучки, так сказать, по личным, неотложным делам, попросту говоря – нарушение трудовой дисциплины были зафиксированы. Любой руководитель, который имеет опыт, понимает, что полностью отдаваться работе на протяжении всего рабочего дня не в состоянии ни один живой человек, однако необходимо исключить случаи злоупотребления опозданиями, перекурами, затянувшимися обедами, чаепитиями и многим другим. Для руководителя каждый работник является очень ценным интеллектуальным ресурсом в процессе производства услуг или товаров. И если этот ресурс является систематически недоступным, либо находится в неподобающем состоянии, это незамедлительно может сказаться на показателях деятельности всей компании.
Если верить всевозможным исследованиям, то от 30 до 50% всего рабочего времени расходуется не на рабочий процесс. Почти половина всех потерь на рабочем месте происходит по причине неумелого и неграмотного планирования рабочего процесса. А еще примерно треть рабочего времени тратится не на рабочий процесс из-за слабого надзора за сотрудниками. Установленный в организации учет рабочего времени способен помочь призвать нерадивого сотрудника к дисциплине. Ведь если при приеме на работу сотрудник поставлен в известность, что время его прихода, так же как и ухода с работы будет фиксироваться автоматически, и за все отлучки и опоздания ему придется понести заслуженную ответственность, он к своим трудовым обязанностям будет относиться более внимательно.
При помощи учета рабочего времени можно решить такие задачи, как:
- Автоматизация регистрации времени прихода отдельного сотрудника, а так же его ухода;
- Имеется возможность формирования отчета по каждому сотруднику;
- Так же можно при формировании отчета включить самые разнообразные параметры;
- Заработная плата начисляется только за работу;
- Упрощено ведение отчетности, а так же планирование трудоемкости.
Для того чтобы оправдать установку системы учета рабочего времени, необходимо произвести оценку потери вашей компании, которые происходят в результате нарушения трудовой дисциплины. Если предположить, что ежедневно некий работник вашей организации приходит на работу с опозданием всего на 10 минут, в результате получится, что каждую неделю он опаздывает на 50 минут или ежемесячно 3,5 часа. Если предположить, что оклад среднестатистического работника составляет примерно 11000 рублей в месяц или в среднем за 8 часовой рабочий день – 500 рублей. Потери от его ежедневных опозданий могут составить в месяц примерно 220 рублей. Вроде не так и много. Однако если предположить, что у вас в компании работает е один такой нерадивый сотрудник, а, к примеру, 30. Тогда потери вашей компании от такого, вроде бы и незаметного нарушения могут составить в месяц 6600 рублей, либо 79200 рублей в год. Если у вас в компании большой штат сотрудников, установка данной системы очень быстро себя окупит.
Тем не менее, очень часто на различных предприятиях не возникает необходимость закупать и устанавливать специальную программу для того, чтобы вести учет рабочего времени, достаточно всего лишь предусмотреть эту функцию в системе безопасности вашего предприятия. Так как почти в каждой системе контроля в наше время установлен модуль для того, чтобы вести такой учет. Принцип, по которому работает система контроля доступа, заключается в том, что каждый посетитель и сотрудник имеет личный индивидуальный идентификатор, без которого в здание компании попасть, просто не получится. Для безопасности так же создается такая система, когда только один сотрудник может воспользоваться своим уникальным идентификатором для того, чтобы получить доступ на территорию организации. Контроллер системы доступа в автоматическом режиме способен зафиксировать время, в которое идентификатор был активизирован на вход/выход. В результате такая система зафиксирует время прихода и ухода работников, а так же будет вести учет их отлучек посреди рабочего дня, что и необходимо от этой системы.
Фиксация времени в базе данных системы позволяет вычислить время, в течение которого обладатель карты (или другого идентификатора) присутствовал на территории организации. Специальное программное обеспечение помогает определить время, которое отработал сотрудник за период, который вас интересует - неделю, месяц, год и так далее. При установке более подвинутого программного обеспечения появляется возможность рассчитать заработную плату каждого сотрудника индивидуально, при этом есть возможность учесть расходы на питание, количество отработанного времени, а так же плату за парковку (если такие расходы имеются).
В последнее время функция, которую выполняет учет рабочего времени, стала более гибкой. Очень многие разработчики этой системы, стараются предусмотреть возможность установки сменных графиков, а так же отмечать в системе информацию об больничных и отпусках сотрудников. Это делается для того, чтобы при составлении отчета, компьютер предоставлял по возможности максимально точные сведения.
На более крупных предприятиях иногда не хватает считывателей на вход и выход, для того, чтобы организовать контроль доступа. Такая же ситуация складывается при учете рабочего времени. Общее время, которое сотрудник находится на предприятии и рабочее время могут сильно отличаться. Для того чтобы получить более четкое представление о доле рабочего времени в общем присутствии необходимо установить такой считыватель непосредственно перед входом в рабочее помещение сотрудника.
Установка системы, которая производит учет рабочего времени, позволяет руководителям организаций получать объективные данные о трудовых затратах на различные производственные процессы. Благодаря этому имеется возможность улучшить общую трудоемкость, а так же повысить производительность труда. Помимо сего этого, установка данной системы с легкостью решит проблему трудовой дисциплины – она способна приучить работников к ответственности и порядку.
Так чем же так хороши системы, которые помогают вести учет рабочего времени:
- Помогает регистрировать сам факт прихода или ухода со службы каждого сотрудника. При этом процедура регистрации займет всего несколько секунд – необходимо просто поднести карточку и нажать на кнопку "Вход" или "Выход" (в некоторых системах имеется кнопка указания причины - "Служебная" или "Личная");
- Предоставляет оперативную информацию о присутствующих и отсутствующих сотрудниках. Иногда на получение данной информации необходимо всего несколько секунд, необходимо только обратиться. Так же существует возможность вывести эти данные на компьютер начальника, где в реальном времени отобразятся списки присутствующих и отсутствующих сотрудников;
- Для самоконтроля работниками графика, который установлен на предприятии, на дисплее считывателя (терминала) всегда отображено точное время и дата. Для каждого сотрудника благодаря этой компьютерной программе можно установить ненормированный, а так же нормированный рабочий день, общий или индивидуальный график работы. Для того чтобы правильно рассчитать заработную плату, необходимо составить табель учета рабочего времени, который основывается на информации, которая получена благодаря результатам регистрации входа и выхода сотрудников;
- Так же отдельно в базе данных ведется учет времени отсутствия на служебном месте по личным или служебным причинам. Пока в систему не введут причину отсутствия: "болезнь", "увольнительная", "командировка" либо "прогул", все неявки на работу автоматически записываются как "по причине неустановленной". В результате работы этой системы руководитель может в кратчайшие сроки получить подробную информацию о каждом сотруднике, такую как длительность и причина отсутствия на рабочем месте;
- У руководителя имеется возможность в форме отпечатков пальцев такую информацию, как "Общее количество сотрудников присутствующих", "Список рабочих отсутствующих", "Учет всего рабочего времени сотрудников", "Списки пришедших с опозданием или ушедших с рабочего места раньше положенного времени", "Отчет о грубых срывах трудовой дисциплины", "Перечень по каждому сотруднику всех регистраций за день ";
- Если организация небольшая и не имеет необходимого программного обеспечения в службе отдела кадров, существует система, которая позволяет в достаточно простой форме ввести в компьютер информацию такую как Ф.И.О., дата приема на работу. Так же в компьютер можно занести информацию: должность, домашний адрес, паспортные данные, служебный телефон, график работы, служебная и личная информация, больничные, неиспользованные и использованные отгулы и многое другое. После этого с этой информацией можно работать.
|
